En informationsarkitektur som kapade söktiden med upp till 80 %.
- Högre SUS hos alla tre testdeltagare (+17,5 / +12,5 / +5), störst för den med sämst utgångsläge
- Begriplig vid första interaktionen, utan introduktion
- Inga nya navigationslager, strukturen samlar i stället för att duplicera
- ROLL
- Interaktionsdesigner, ansvarig för research, informationsarkitektur, design och testning
- KONTEXT
- Ett globalt läkemedelsföretags interna Confluence-miljö
- TIDSLINJE
- cirka 20 veckor
- LEVERANS
- Ny informationsarkitektur
Kontext
Ett globalt läkemedelsföretag samlar hela sitt interna kunskapsarbete i Confluence. Här finns produkter under utveckling, kliniska underlag, marknadsstrategier och landspecifik information, fördelat över fem terapiområden och hundratals sidor. Miljön saknade en tydlig, gemensam struktur.
Jag kom in genom ett examensarbete och ägde hela processen själv, från research till färdig implementation. Arbetet gjordes i nära dialog med en handledare på företaget som gav mig domänkunskap och tillgång till användarna.
Problemet
Medarbetarna visste att informationen fanns. De kunde bara inte hitta den.
Tidigare intervjuer inom projektet hade redan pekat ut navigation som huvudproblemet, och min egen research bekräftade det. Användarna beskrev miljön som ”overwhelming” och sa att de kunde ”gå vilse”. När de inte förstod den övergripande strukturen byggde de egna vägar in i systemet, det vill säga bokmärken, autofyll och sparade länkar.
Det får konsekvenser på två sätt. Varje gång någon letar tar det tid. Och kunskap som bara finns hos enstaka personer blir svår för andra att hitta och använda. Affärsmålet var att göra det befintliga innehållet hittbart, utan att skapa fler sidor i en miljö som redan led av sidöverflöd.
”overwhelming”
”you need to understand the basic division”
”jättesvårt att förstå”
Research och discovery
Jag behövde förstå hur användarna tänkte när de letade, inte bara att de gick vilse.
Jag arbetade i tre spår. Kontextuella intervjuer med fyra medarbetare i olika roller och terapiområden gav mig deras faktiska navigeringsbeteende i vardagen. En innehållsinventering och audit kartlade sidtyper, hierarki och var metadata saknades. Ett baseline-test av den befintliga miljön gav mig mätvärden att designa mot.
Inventeringen visade hur splittrad miljön var. Det fanns tre olika hierarkimönster, tre varianter av samma ingångssida och tre EPA-mallar (Early Product Assessment, en strategisk översikt av ett läkemedel). Åtta EPA-sidor låg föräldralösa under en gemensam pipeline-sida, utan koppling till sitt terapiområde. Labels saknades systematiskt, och där de fanns var de ibland fel, vilket gjorde att sökningen inte kunde rangordna träffarna rätt.
Sidträdets struktur, innan och efter
Tre hierarkimönster och föräldralösa sidor blev en ingång per terapiområde. Klicka för att läsa sidträden i detalj.
Tre insikter formade designen
Sidträdet matchade inte användarnas mentala modell
Användarna tänker i terapiområde och produkt. Confluence är byggt kring ett sidträd som inte speglade deras mentala modell, vilket gjorde att de tappade orienteringen.
Stödfunktionerna fanns men syntes inte
Sökfunktionen var svår att hitta, och innehållet saknade metadata och etiketter. Det gjorde sökningen svag och innehållet omöjligt att filtrera.
Samma sidtyp betedde sig olika
Samma sorts sida kunde se ut och fungera olika beroende på vilket terapiområde den tillhörde och hur mogen sidan var, vilket gjorde det svårare för användaren att faktiskt lära sig strukturen.
Tematisk analys av intervjuerna
Hittbarhet är den största utmaningen
Fokusera på navigation, inte på att lägga in mer information
Svårt att orientera sig i strukturen
Tydliga ingångar per terapiområde
Inkonsekventa navigationssignaler
En konsekvent struktur med samma mönster
Egna vägar i stället för systemets
Primära ingångar som matchar arbetssättet
Mental modell utgår från terapiområde
Sidträd och directory pages per terapiområde
Designprocessen
Lösningen handlade om att lägga metadata i strukturen, inte att skapa fler sidor.
Jag valde att bygga på Page Properties och Page Properties Report (PPR), det vill säga Confluences egna inbyggda funktioner för metadata. Det fungerar tillsammans med företagets sökning, och metadatan gör informationen maskinläsbar för framtida AI-användning.
Ett centralt designbeslut blev single source of truth. Data underhålls på en plats, på respektive produktsida, och flödar sedan upp till en samlande directory page via PPR. Ändras något på källsidan uppdateras översikten automatiskt. På så sätt blir strukturen skalbar och minskar det manuella underhållsarbetet.
Jag itererade designen i flera steg med löpande avstämning mot handledaren, från tidiga skisser och prototyper till en testbar implementation direkt i Confluence.
Att designa inom hårda begränsningar var en del av problemet. Miljön är Confluence Data Center utan avancerade skript-plugins, och PPR har inbyggda tekniska gränser. Den kan exempelvis inte hämta data från barnsidor. Flera av mina designbeslut handlade därför om att hitta lösningar som var både tekniskt möjliga och enkla nog att underhållas av redaktörer utan teknisk vana.
Flera beslut handlade om att välja bort. Jag prövade att ge alla läkemedel en gemensam ingångssida för att standardisera, men valde bort det eftersom läkemedel med bara en indikation då hade fått en sida som upprepar EPA-sidan. För undergrupperna prövade jag tre separata tabeller och en gruppering i sidträdet, innan jag landade i en Grouping-kolumn som visar undergruppen som ett attribut i tabellen i stället för som en egen sidnivå.
Så hämtas metadata till tabellen
Lösningen
En metadata-driven ingångssida per terapiområde, som samlar information och vägleder användaren.
Designen byggs kring directory pages. Det är en ingångssida per terapiområde som via PPR visar alla produkter inom området i en filtrerbar tabell. Användaren får en överblick som matchar hur hen tänker, och kan bedöma vilka vägar som finns vidare innan personen klickar.
Struktur som följer den mentala modellen
Jag delade in navigationen per terapiområde och produkt, eftersom det var så användarna beskrev att de tänker. Två mallar hanterar att terapiområdena arbetar olika, en geografiskt orienterad kring läkemedel och land, och en indikationsorienterad för onkologin. Det är samma underliggande princip, anpassad efter arbetssättet.
Konsekvens som princip
Genom gemensamma mallar och kontrollerade metadatafält känns samma sidtyp igen i hela miljön. Användaren lär sig strukturen en gång och kan sedan återanvända den, i stället för att möta en ny logik på varje sida.
En genväg som inte fanns förut
Directory pagen länkar direkt till CFT/LT-slidesen (ett viktigt presentationsmaterial i organisationen) via en samlingssida per läkemedel. Tidigare gick vägen via EPA-sidan och därifrån vidare till indikationen. Två av testdeltagarna reagerade direkt när de såg det. En kallade det ”a massive improvement”, en annan sa ”jättesnyggt, det här har jag inte sett förut”.
Ett litet iterationsbeslut
En innehållsförteckning lades till på directory pagen efter att jag märkte i baseline-testet att deltagarna gärna navigerade via den. I utvärderingen använde en deltagare den även när rätt sektion redan syntes på skärmen, vilket visar att designvalen kom ur observation.
Informationsdoft direkt i tabellen
Landstatus visas med färgkodade knappar, gröna när landet är aktiverat och grå när det inte är det. På så sätt kan användaren skanna tabellen och direkt se var något är aktivt, utan att klicka sig in på enskilda sidor. Jag valde grön och grå framför rött och grönt medvetet. Grått läses som ”ingen aktivitet ännu” snarare än som ett fel, och kombinationen undviker problem för användare med röd-grön färgblindhet.
Arkiverat men spårbart
Arkiverade produkter göms inte. De visas i en egen filtrerbar sektion, eftersom utveckling i den här branschen kan återupptas. Informationen måste därför förbli spårbar. Det är ett litet beslut, men det utgår från hur utvecklingsarbetet i branschen faktiskt fungerar.
Stöd för långsiktigt underhåll
Jag tog fram en guideline och en sidmall i miljön, så att rätt metadata och etiketter sätts när nya sidor skapas. En struktur som inte underhålls återgår annars till samma inkonsekvens som fanns från början.
